¿Qué es un ERP?
Las siglas ERP hacen referencia a Enterprise Resource Planning. En castellano: Planificación de Recursos Empresariales. Se trata de un software que permite integrar en una única base de datos la información generada en los distintos departamentos de una empresa: finanzas, compras, ventas, stock, facturación, contabilidad… Con la finalidad de alcanzar una mayor eficiencia en la gestión empresarial.
El principal objetivo de un ERP empresarial es automatizar los procesos de gestión administrativa y facilitar el flujo de datos, para su posterior tratamiento y visualización. En definitiva, un ERP permite mejorar la toma de decisiones sobre el negocio y disponer de una radiografía en tiempo real del estado de cada uno de los departamentos de la empresa.
¿Qué funcionalidades tiene un ERP?
A diferencia de los primeros software de gestión de empresas, los ERP modernos permiten el acceso al módulo de gestión de cada departamento desde una misma interfaz. Además, permiten asignar roles o permisos a cada usuario con acceso al ERP, de manera que cada persona pueda acceder al módulo de gestión del departamento y realizar las tareas que le corresponda. Garantizando así la operatividad de cada departamento.
A continuación se detallan las funciones principales que se pueden realizar desde los diferentes módulos de un ERP:
Facturación
El módulo facturación de un ERP permite realizar las tareas relacionadas con la facturación a clientes y registrar automáticamente todos los movimientos relacionados con: la creación de facturas, envío automático a clientes vía email, modificaciones de datos de clientes, facturas ordinarias, facturas proforma, facturas rectificativas, facturas recapitulativas, facturas electrónicas, etc.
Contabilidad
Por Ley es obligatorio para las empresas llevar un registro contable de la misma. Por ello, este es uno de los módulos imprescindibles en cualquier ERP para Pymes. Antes de decantarnos por un software de gestión empresarial deberemos asegurarnos que cumple con la normativa contable de Española. Las funciones que permite realizar este módulo son las siguientes: gestión de cuentas según el Plan General Contable vigente, conciliación bancaria, generación y registro de comprobantes, contabilidad analítica, gestión de vencimientos, etc.
Inventario
El módulo inventario del ERP está destinado a la gestión de las existencias en el almacén. Tanto de materias primas como de productos finales. La información que se puede extraer de este módulo es la siguiente: registro de entradas y salidas de mercancías, existencias actuales en el almacén, personal que recepciona o autoriza la mercancía, fechas y horas de los movimientos, la valoración de existencias…
Producción
Este módulo producción del ERP permite controlar y optimizar todo el proceso de producción. Desde que el producto o servicio entra en producción hasta que está listo para entregar al cliente o almacenar en el inventario. Permite llevar un registro de fechas y horarios de producción, personal que ha intervenido en cada parte del proceso, recursos empleados, los costes de producción, etc.
Compras
El módulo compras del ERP facilita la gestión de inventarios para la correcta adquisición de materias primas destinadas a la producción de bienes y servicios. Algunas de las funciones de este módulo son: el control de lotes, control de ubicaciones, control de fechas de caducidad, listas de precios, proyección y valoración de stocks, órdenes de compra, reposiciones automáticas, gestión de divisas, gestión de efectos a pagar…
Ventas
La función principal del módulo ventas de un ERP es llevar un registro de todo el ciclo de las operaciones de venta a clientes. Desde la entrada del pedido hasta la facturación y envío de facturas al cliente para cerrar el ciclo de venta. Podrán realizarse modificaciones de pedido, registrar las interacciones y solicitudes del cliente, aplicar promociones y descuentos de forma automática, etc.
CRM
Cada vez es más habitual que los ERP modernos integren un módulo de gestión CRM (Costumer Relations Management) ó Sistema de Gestión de Clientes. Este módulo permite gestionar todo el proceso de relación comercial con los clientes con la empresa: análisis de las campañas de marketing, gestión de reclamaciones y consultas, integración con los perfiles de redes sociales de la empresa, etc.
Recursos Humanos
Este módulo del ERP incorpora las funciones básicas de un ERP de Recursos Humanos para abordar el proceso de gestión de personal, la adquisición de nuevos trabajadores y la formación de personal. Facilita el cálculo y el envío de nóminas a los trabajadores, la gestión de las vacaciones del personal, el control de horas, etc.
¿Qué tipos de ERP para Pymes existen?
La gran variedad de software empresarial que existe en el mercado permite establecer una infinidad de clasificaciones en función de los atributos que se estudien. Se puede hablar de ERP verticales y ERP horizontales; ERP open source y ERP en propiedad; ERP generalistas o ERP a medida; etc.
Sin embargo, la que nos parece de más utilidad en el momento de toma de decisión sobre que software de gestión de empresas contrata, es la clasificación de los ERP por sectores.
En los últimos años la tendencia de los mercados ha sido a la especialización. Por ello, la oferta de software ERP ha tenido que adaptarse y evolucionar. Pasando de programas generalista para la gestión de empresas a ERPs más específicos.
El gran beneficiario de este avance ha sido, sin duda, el consumidor final. Es decir, la Pyme que necesita contratar un ERP de gestión. Hoy en día se pueden encontrar ERP específicos para cada sector. Aunque todos permiten realizar las funcionalidad básicas mencionadas en el punto anterior, lo hacen adaptándose a los procesos y las necesidades específicas de cada sector. Esto se traduce en mejoras importantes de productividad y de eficiencia en las tareas de gestión para la empresa.
A continuación se mencionan algunos sectores para los que resulta habitual encontrar ERP específicos:
